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Actas juntas propietarios, comunidades
 Las actas son documentos escritos en donde se reflejan los acuerdos adoptados, pacíficamente, en las juntas de propietarios tanto ordinarias como extraordinarias. Aunque, a veces no es de una forma tan pacífica.
Por otra parte deben anotarse los puntos del Orden del Día que se han tratado, según la convocatoria de la Junta, debiendo reflejar los acuerdos. No es necesario indicar cada uno de los comentarios de los asistentes, solamente el acuerdo, a no ser que un propietario desee salvar su voto.
Hay propietarios que por su afán de protagonismo quieren e insisten, a veces de malas formas, que se refleje en acta todos sus comentarios que corresponden, normalmente, a lo que, corrientemente, llamamos tonterías. Otros, previamente a la junta, han preparado una carta "testamento"con todas sus ocurrencias, penas y alegrías (aunque éstas sean muy araras) deseando que conste en acta su totalidad.
En cada Junta no es necesario la lectura del acta anterior y menos la aprobación de ésta. El acta queda aprobada una vez que se notifica a todos los propietarios según establece la Ley. Los más inteligentes, según ellos, dicen que se debe leer y aprobar el acta de la junta anterior, siendo de todo punto innecesario e incluso desaconsejable. Si las actas se tuvieran que aprobar en la junta siguiente, los acuerdos, por ejemplo, no se podrían ejecutar hasta la próxima junta, y, normalmente, es una al año. Además, hasta la conformidad, los cargos quedarían en el aire, no existiendo presidente legal, por ejemplo.
Por otra parte el hecho de la simple lectura del acta anterior, posiblemente, dará origen a una reactivación de los problemas, alargando la junta innecesariamente y creando un ambiente enrarecido y de malestar en la mayoría de los casos. Todos los propietarios tienen copia del acta.
El acta será redactada por el Secretario de la Comunidad, quién certificará sobre los acuerdos tomados, con el visto bueno del Presidente.
Las actas de las juntas deben reflejar los acuerdos correctamente y, sobre todo, los que se deben tomar por mayoría y por unanimidad o cualquier otra forma establecida por la Ley, para lo cual es necesario el asesoramiento de un profesional de la administración de Fincas.
Es muy importante, a efectos de reclamación de impagados, que en las actas queden recogidas las cuentas y recibos extras aprobados, la aprobación del ejercicio económico, presupuesto y nuevas cuotas y lo que establece la Ley al respecto. Ante cualquier problema judicial las actas son elementos fundamentales y probatorios.
En ruegos y preguntas no se pueden adoptar acuerdos, como las palabras indican, son ruegos y preguntas, pero nada más.
Algunos propietarios se empeñan en establecer una serie de ruegos y preguntas que desean consten en acta y, además, que se cumplan, llegando a cansar y aburrir a los restantes y, sobre todo, cuando la mayoría de los asistentes han abandonado la reunión ya que es imposible disponer de aguante para escuchar al "sabio" de la comunidad.
Las actas cuanto más concretas sean mejor. Deben quedar claros los acuerdos y olvidarse de los típicos comentarios de los "inteligentes" que están diciendo siempre " y esto que conste en acta", posiblemente si estos propietarios se escucharan en cinta, una vez terminada la reunión o a los pocos días, seguramente se avergonzarían de lo que han dicho, aunque existe un tipo de persona que le gusta escuchase y todo lo que dice cree que lo deben asumir los presentes.
Estos mismos propietarios u otros, cuando les llegue el acta, indicarán que no se han recogido los acuerdos tal y como lo indicó él, que en el acta se pone lo que se quiere, que se falsifican. Enviará una carta al Presidente con firmas de algún propietario más, incluso no asistente a la junta, para estos todo vale con tal de salirse con la suya y, seguramente, firmarán, máxime, si el asunto tiene alguna connotación económica, como puede ser no pagar algún recibo extra. Lo importante es molestar y hacerse notar. Normalmente esto lo plantean los propietarios con problemas de cualquier índole.
No falta el propietario que no ha recibido el acta o cualquier otro documento. Nunca la recibe, es su técnica de hacerse el interesante ante los demás y conseguir maltratar, profesionalmente, al administrador o a quién sea, le da igual, no le importa, no tiene escrúpulos.
El acta no debe ser la recopilación de todos los problemas personales entre vecinos, ni debe ser donde se recogen todos los discursos improcedentes de otros. En el acta solamente se recogen los acuerdos concretos y claros. Si algún vecino se empeña en que se debe recoger algo, como pueden ser insultos, etc. contra otros vecinos, el Secretario no tiene obligación, no es un acuerdo, en el caso de que insista el pesado de turno, es mejor solicitarle que le dé por escrito y firmado el contenido de lo que quiere que conste en acta, evitando responsabilidades y que se pueda ver el Secretario envuelto en un problema judicial.
El acta no se necesita que sea firmada por todos los propietarios asistentes a la junta. Tampoco es necesario que se redacte en el momento. El secretario toma nota de los acuerdos en cada punto del orden del día y, después de transcribirlos claramente, según el plazo establecido por la Ley, se remiten a todos los propietarios asistentes o no, como se ha indicado, con la firma del Secretario y visto bueno del Presidente.
¿Qué plazo hay para enviar el acta a los propietarios?
El plazo para cerrar el acta de la junta, según establece la Ley de Propiedad Horizontal en su artículo 19, es de diez días naturales a partir de la celebración de la Junta con la firma del Secretario y Presidente. Por ejemplo si la junta se celebra el día uno el acta se debe cerrar antes del día 11, aunque se envié a los propietarios dentro de un mes, etc.
“Artículo 19.-
1.- Los acuerdos de la Junta de propietarios se reflejarán en un libro de actas diligenciado por el Registrador de la Propiedad en la forma que reglamentariamente se disponga.
2.- El acta de cada reunión de la Junta de propietarios deberá expresar, al menos, las siguientes circunstancias:
a) La fecha y el lugar de celebración.
b) El autor de la convocatoria y, en su caso, los propietarios que la hubiesen promovido.
c) Su carácter ordinario o extraordinario y la indicación sobre su celebración en primera o segunda convocatoria.
d) Relación de todos los asistentes y sus respectivos cargos, así como de los propietarios representados con indicación, en todo caso, de sus cuotas de participación.
e) El orden del día de la reunión.
f) Los acuerdos adoptados, con indicación, en caso de que ello fuera relevante para la validez del acuerdo, de los nombres de los propietarios que hubieren votado a favor y en contra de los mismos, así como de las cuotas de participación que respectivamente representen.
3.- El acta deberá cerrarse con las firmas del Presidente y del Secretario al terminar la reunión o dentro de los diez días naturales siguientes. Desde su cierre los acuerdos serán ejecutivos, salvo que la Ley previere lo contrario.
El acta de las reuniones se remitirá a los propietarios de acuerdo con el procedimiento establecido en el articulo 9.
Serán subsanables los defectos o errores de acta siempre que la misma exprese inequívocamente la fecha y lugar de celebración, los propietarios asistentes, presentes o representados, y los acuerdos adoptados, con indicación de los votos a favor y en contra, así como las cuotas de participación que respectivamente supongan y se encuentre firmada por el Presidente y el Secretario. Dicha subsanación deberá efectuarse antes de la siguiente reunión de la Junta de propietarios, que deberá ratificar la subsanación.
4.- El Secretario custodiará los libros de actas de la Junta de propietarios. Asimismo deberá conservar, durante el plazo de cinco años, las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos relevantes de las reuniones.”
¿Cómo se debe enviar el acta a los propietarios?
Se enviarán por correo a cada propietario teniendo especial cuidado con los propietarios que han comunicado, por escrito, su domicilio a efectos de notificaciones y, además, si es posible se expondrá un ejemplar en un lugar visible en la Comunidad (tablón de anuncios, etc.).
De todas formas es conveniente enviar el acta en forma que se acredite que la ha recibido al propietario que pone pegas por todo, que nunca recibe nada, etc. ( se le puede entregar a través del Presidente firmando que recibe copia del acta para entregar al propietario o propietarios de ….)
En casos de acuerdos especiales, venta de portería, modificación elementos comunes, etc., es conveniente enviar el acta mediante burofax, conducto notarial, etc. y sobre todo a los propietarios morosos si se acordó la reclamación de la deuda por vía judicial.
Con las nuevas tecnologías se podrán enviar los documentos por correo electrónico, siempre que el despacho tenga medios y el propietario de algunos de los elementos de la finca así lo autorice por escrito, aunque sería conveniente distinguir las comunicaciones más importantes, tales como envío de convocatorias, estados de cuentas, etc., no vulnerando la Ley de Protección de Datos siempre que se tenga, como se indica, la debida autorización del propietario.
¿Quién debe firmar las actas?
El acta debe ser firmada por el Secretario y Presidente presentes en la junta y si corresponde al acta de constitución por los propietarios que hayan actuado como tales en la Junta.
Si el Presidente que presidió la junta se niega a su firma se enviará el acta con la firma del Secretario salvando la incidencia, indicando que después de varios intentos para la firma del acta por el Sr. Presidente y ante la falta de respuesta se remite a todos los propietarios con la firma del Secretario. Se puede añadir la firma del Vicepresidente.
El acta puede firmarla, juntamente con el Secretario y Presidente asistente a la Junta y los cargos nombrados asistentes o no a la junta.
El hecho de la falta de firma del acta por el Presidente o por las firmas indicadas en la Ley de P.H. no implica nulidad de los acuerdo tomados. El simple hecho de la falta de las firmas de las actas solamente está incumpliendo un requisito formal, no privándola de validez.
Coeficientes de participación en acta:
Se deben reflejar los coeficientes de participación en el acta, tanto de los asistentes como representados aunque exista un acuerdo unánime de abonar los gastos de la finca a partes iguales.
Modificación del acta una vez cerrada y enviada a los propietarios:
Cualquier acta es modificable, subsanando errores y defectos según establece el artículo 19 de la Ley de Propiedad Horizontal, debiendo notificarse al Presidente o al Secretario antes de la próxima reunión a fin de exponer los errores y defectos en la Junta de Propietarios para que se determine si se aceptan o no.
En esta modificación del acta no está previsto la modificación de acuerdos, aunque un propietario los considere lesivos para sus intereses o para los demás propietarios según su parecer, en este caso deberá proceder a la impugnación ante los Tribunales dentro de los plazos establecidos, en caso contrario su simple comunicación no servirá para nada.
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